يقوم الجميع بإدارة المشاريع حتى لو لم يكن “مدير المشروع” هو المسمى الوظيفي الرسمي لهم. فسواء كنت مسوقًا أو مديرًا إبداعيًا أو محترفًا في تكنولوجيا المعلومات، فإن تعلم مهارات إدارة المشاريع ضروري لتحقيق أهداف العمل.
تعريف إدارة المشاريع Project Management
تعني إدارة المشاريع -كما ورد في دليل إدارة المشاريع PMBOK- تطبيق المعرفة والمهارات والتقنيات والأدوات على أنشطة المشروع من أجل تلبية متطلباته وتحقيق هدفه في الوقت المحدّد. بمعنى أخر هي الطريقة التي يتم من خلالها تخطيط المشروع ومراقبته والتحكم فيه والإبلاغ عنه – بمعنى آخر إدارته.
ومع ذلك، فإن إدارة المشروعات أكبر بكثير من تعريفها، إنها في الواقع مجال واسع يغطي مجموعة متنوعة من الموضوعات.
3 أنشطة رئيسية في إدارة المشاريع
1- تحديد متطلبات المشروع (Project Requirements)
يبدأ أي مشروع عادةً بفهم تفاصيله وتحليله، وفهم أهدافه لتحديد متطلباته بدقة.
2- إدارة أصحاب المصلحة (Managing Stakeholders)
تتطلب إدارة المشروع أيضًا إدارة المعنيين بالمشروع، من أجل فهم احتياجاتهم ومخاوفهم وتوقعاتهم، وكذلك لتتمكن من توجيههم وإدارتهم بالطريقة المناسبة لتلبية أهداف المشروع بنجاح.
3- موازنة قيود المشروع (Balancing project Constraints)
تتطلب إدارة المشروع أيضًا موازنة قيود المشروع، وغالبًا ما تكون هذه القيود مرتبطة ببعضها البعض، لذلك أي تغير يحدث لأي منها يؤثر على الآخرى.
تشمل قيود المشروع التالي:
– النطاق Scope
– الجودة Quality
– الجدول الزمني Schedule
– الموازنة Budget
– الموارد Resources
– المخاطر Risk
3 مهارات رئيسية يجب أن يمتلكها مدير المشاريع المحترف:
- المعرفة Knowledge:
تشير المعرفة إلى المعلومات والمعارف والشهادات التي يمتلكها مدير المشروع حول كيفية إدارة المشاريع وفرق العمل.
- الأداء Performance:
يشير الأداء إلى ما يستطيع مدير المشروع القيام به من أجل إنجاز عمله في المشروع وتحقيق أهدافه في الوقت المحدد ووفقًا لخطة العمل، وكذلك مهاراته في تحويل معرفته من النظرية للتطبيق.
- الشخصية Personal:
كيف تتصرف أثناء إدارتك للمشروع، مهاراتك الشخصية، قدرتك وحسن تصرفك في إدارة المواقف والأشخاص أثناء إدارة المشروع، وكذلك قدرتك على توجيه فريق المشروع لتحقيق أهدافه.
صفات يجب أن يتحلى بها مدير المشاريع المحترف
سأستعرض معك الآن مجموعة من الصفات التي يحرص معهد PMI بالتحديد على التأكد من توافرها لدى مديري المشاريع المعتمدين منه؛ لأنهم يروا أن هذه الصفات هي التي ستساعدك على أداء دورك بشكل فعال، وهي:
- القدرة على التصرف بأخلاق – التصرف بشكل قانوني (Act ethically – Act legally): جميع تصرفاتك تناسب الأخلاق العامة للمجتمع الذي تعمل فيه وقوانينه، وأي تخطي لها يكون مرفوض كليًا.
- القيادة (Be a leader): القائد هو شخص متفهم ليس لديه أسلوب واحد ثابت في العمل، بل لديه أسلوب مناسب لكل موقف، ويمتلك مهارة اختيار الأسلوب المناسب للتعامل مع الموقف نفسه.
- التعامل مع القضايا بطريقة مباشرة (Deal with issues in a direct manner): المواجهة والبحث عن الحلول يجب أن يكون أسلوبك في التعامل مع المشاكل، وليس التغاضي عنها.
- لديه رؤية للأمام (Be open and up front): تعرف كيف تتعامل مع المشاكل ليس لتخطيها فقط، بل بالطريقة التي تجعل الفريق يتفاداها مستقبلًا. دائمًا توّجه نظرك للمستقبل لتفادي الوقوع في مثل هذه المشاكل مرة أخرى.
- صاحب قرارات واضحة: يجب أن تكون اختياراتك قاطعة غير قابلة للتفسير بأكثر من معنى.
- يركز على الحلول: تبحث دائمًا عن الخيار الذي سيتيح لك التعامل مع المشكلة مباشرةً وحلها بسرعة وبصراحة وعدالة.
- مرن في التعامل: فهم ثقافة الأشخاص الذين تتعامل معهم، سيساعدك على التواصل والتفاوض معهم بسهولة.
الآن بعد أن تعرفت على مفهوم إدارة المشاريع وأشهر الأنشطة التي يقوم بها مدير المشاريع. وكذلك الصفات والمهارات التي يجب أن يتحلى بها مدير المشروعات.
لاتنسى أيضًا أن تختار الأدوات التي يمكنها أن تسهل رحلتك في إدارة المشروع وتيسير التواصل بينك وبين فريق العمل.
نظام بروجكتو لإدارة المشاريع بواجهة عربية وإمكانيات عالمية جرّبه الآن مجانًا واستمتع بإدارة فرق عملك بسلاسة.